Administració del temps/El benefici de la planificació
El principi de Pareto
modificaWilfredo Pareto, sociòleg i economista del segle XIX, postulà la teoria que va originar el principi 80-20 el qual diu que un 80% dels resultats s'obtenen amb un 20% del temps emprat. No obstant, la realitat és: un 80% del nostre temps el gastem a produir solament un 20% dels nostres resultats. Necessitem identificar quin 20% del nostre temps és posat en l'ús més constructiu i quin és usat en tasques menys productives. Per a fer això hem primer d'analitzar cap a on dirigim el nostre temps.
Eficiència vs. efectivitat
modificaEficiència és fer les coses ràpidament, o fer bé les coses. Efectivitat és fer les coses correctes. En les nostres vides és molt més valuós assolir efectivitat que eficiència.
En altres paraules l'eficiència busca assolir resultats... va dret a l'objectiu. L'efectivitat engloba a l'eficiència. Ja que l'efectivitat és un equilibri entre assolir els resultats desitjats i fer sostenible en el temps aquests resultats.
Aspectes importants a considerar
modificaCada hora emprada a planejar estalviarà tres o quatre més a l'hora de l'execució, aparti que els resultats seran millors.
Iniciar cada jornada amb un pla a realitzar immediatament i preguntant-se "Què és el que haig de -i vull- fer avui?". Si s'escriu una llista de "pendents" i es jerarquitza, es manejarà millor.
Cuidar més l'efectivitat que l'eficiència. En altres paraules, evitar la realització massa correcta de tasques... que no són les quals s'han de fer.
Concentrar-se en tasques més nobles, és a dir, en les quals amb menors esforços es produeixen majors resultats. Tenir present el "principi del 80/20" o "Principi de Pareto": Uns pocs esforços crítics (20%, per posar un nombre rodó) produeixen la gran majoria dels resultats i viceversa. Evitar l'ocupació del temps en quantitats inversament proporcionals a la importància de les tasques.
No confondre el maneig de problemes amb solució de problemes. Abans de buscar solucions cerciorar-se de tenir ben definit el problema.
També en la mesura del possible, assenyalar en el programa diari temps de no interrupció per a poder concentrar-se. Alternar les "hores de disponibilitat" amb "hores de privadesa".
Assegurar la bona comunicació dintre de la institució. S'estalvia molt temps quan prevalen la claredat, la concisión dels missatges i la retroalimentación o feedback.
Concentrar-se en les oportunitats, abans que en els problemes. Recordar que "aquells que viuen sepultados en els problemes, deixen passar de llarg les oportunitats":
Tenir la seva oficina, habitació o escriptori bé ordenat, és com tenir el seu vaixell disposat per a l'acció. Un pot començar a treballar efectivament.
Un ha de tenir claredat sobre el propòsit, de les fins i objectius del treball. Llavors, la situació li dirà quins són les prioritats en termes d'importància i urgència, coses que no són necessàriament el mateix.