Administració del temps/Organitzar les activitats
Organitzar les activitats
modificaServeix per a establir prioritats a les activitats planejades, classificant-les en tres categories:
- Prioritat A "Imprescindible de fer-se": activitats decisives. Algunes d'elles entraran en aquesta categoria a causa d'ordres administratives, requeriments de clients importants, temps límit significatiu, o oportunitats d'èxit o desenvolupament.
- Prioritat B "Ha de fer-se": activitats de valor mitjà; no són tan essencials o no requereixen un temps límit.
- Prioritat C "Desitjable de fer": categoria de menor valor. A l'incloure activitats tan sol interessants o divertides, podrien eliminar-se, posposar-se o realitzar-se en períodes de poca pressió.
Depenent de la data en què s'elabori la llista, els A, B i C poden ser flexibles. Les prioritats canvien amb el temps. Les B d'avui poden convertir-se en A l'endemà, a l'acostar-se alguna data important. Així mateix, les A d'avui poden ser les C de matí si no es van realitzar a temps i/o si les circumstàncies van canviar.
És obvi que no val la pena passar massa temps en una tasca de baix valor. D'altra banda, val la pena invertir temps en un projecte de valor alt. Només una planificació cuidadosa permetrà recollir els beneficis del temps invertit sàviament.
En una fulla, s'escriuen tres llistes d'activitats a fer en una setmana:
Prioritat A. Imprescindible de fer. ...
Prioritat B. Ha de fer-se. ...
Prioritat C. Desitjable de fer. ...
Per a poder determinar aquestes prioritats, es necessiten prendre en compte els següents criteris:
- Judici. Tu ets qui pot jutjar millor el que has de fer. Permet que el remordiment de consciència sentit per no realitzar alguna cosa, faci el judici més sever.
- Relativitat. Al comparar activitats o tasques hauria de quedar bé clar que algunes tenen major prioritat que unes altres. Sempre guiar-se amb la pregunta "En què puc fer servir millor el meu temps en aquest moment?".
- Temps. Establir un límit de temps és una forma de determinar prioritats. Encara que amb freqüència no es pren en compte, també és important establir un moment per a començar, amb l'objecte de concloure un projecte en un límit prèviament fixat.
D'aquesta forma podrem aconseguir els resultats esperats i la consecució dels objectius de la manera més convenient.
Les següents preguntes poden ajudar-nos a revisar com estem organitzant les nostres tasques:
- Les assignacions de temps reflecteixen les meves prioritats? Estic emprant la majoria del meu temps en les funcions claus o en les responsabilitats essencials del meu treball?
- Quins són les coses que absorbeixen porcions significatives del meu temps i que no contribueixen a res? Què succeiria si definitivament no es fessin?
- Pot fer-se una mica de treball en forma més ràpida o simplificada sense afectar adversamente altres funcions personals o dels meus col·laboradors?